交易纠纷
交易纠纷处理
一、总则目的：为妥善处理公司在业务交易过程中产生的各类纠纷，维护公司合法权益，保障交易活动的正常进行，特制定本制度。
适用范围：本制度适用于北京灵气枢智能科技有限公司及其下属各部门、分公司在开展业务过程中与合作伙伴、客户等发生的各类交易纠纷。
基本原则
合法合规原则：纠纷处理必须严格遵循国家法律法规及相关政策规定，确保处理结果合法有效。
公平公正原则：以事实为依据，客观公正地对待纠纷双方，不偏袒任何一方，维护公平交易环境。
及时处理原则：对交易纠纷应迅速响应，及时处理，避免纠纷扩大化，降低对公司业务和声誉的影响。
协商优先原则：在处理纠纷过程中，应首先尝试通过友好协商的方式解决问题，争取达成双方都能接受的解决方案。
1.纠纷处理小组
组成：由公司法务部门牵头，联合销售、采购、技术等相关部门人员组成纠纷处理小组。法务部门负责人担任组长，负责整体协调和指导纠纷处理工作。
职责：负责对各类交易纠纷进行调查、分析和评估；制定纠纷处理策略和方案；组织与纠纷对方进行协商、谈判；代表公司参与仲裁、诉讼等法律程序；跟踪纠纷处理进展，及时向公司管理层汇报处理情况。
2.相关部门职责
销售部门：负责提供与纠纷相关的销售合同、订单、沟通记录等资料；协助法务部门了解客户需求和纠纷背景；参与与客户的沟通协商，提供业务方面的专业意见。
采购部门：负责提供与采购纠纷相关的合同、采购订单、收货记录等资料；协助法务部门与供应商进行沟通协商，处理采购环节产生的纠纷。
技术部门：对于涉及技术问题的纠纷，提供专业技术支持和鉴定意见，协助法务部门分析技术问题对交易的影响。
财务部门：负责提供与纠纷相关的财务数据，如款项支付记录、发票开具情况等，协助评估纠纷对公司财务的影响。
三、纠纷处理流程1.纠纷受理
发现与报告：公司员工在发现交易纠纷后，应立即向所在部门负责人报告。部门负责人应在 5个工作日内将纠纷情况书面报告给法务部门。报告内容应包括纠纷发生的时间、地点、涉及对象、纠纷简要情况及初步处理建议等。
登记与分类：法务部门接到纠纷报告后，应及时进行登记，对纠纷进行初步分类，如合同纠纷、产品质量纠纷、服务纠纷等，并根据纠纷的性质和复杂程度确定是否启动纠纷处理小组。对于简单的纠纷，可由法务部门直接协调相关部门进行处理；对于复杂或重大纠纷，应立即启动纠纷处理小组。
2.调查与分析
资料收集：纠纷处理小组负责收集与纠纷相关的各种资料，包括但不限于合同文本、往来函件、邮件、聊天记录、产品样本、检验报告、交付记录、财务凭证等。各相关部门应积极配合，按照要求及时提供所需资料。
情况调查：纠纷处理小组应通过与相关人员沟通、现场勘查、向第三方机构咨询等方式，全面了解纠纷的事实情况。对于涉及专业技术问题的纠纷，可委托专业机构进行鉴定或评估。
分析评估：纠纷处理小组对收集到的资料和调查情况进行综合分析，评估纠纷的法律风险、经济影响及可能的处理结果。在此基础上，制定初步的纠纷处理策略和方案。
3.协商与谈判
主动沟通：纠纷处理小组应主动与纠纷对方进行沟通，表明公司解决纠纷的诚意和态度，了解对方的诉求和意见。沟通方式可以包括电话、邮件、面谈等，面谈时应做好记录。
协商谈判：根据沟通情况，组织与纠纷对方进行协商谈判。在谈判过程中，应坚持合法合规、公平公正的原则，充分阐述公司的立场和观点，争取达成双方都能接受的解决方案。谈判过程中要注意策略和技巧，避免情绪化和激烈的言辞。
方案确定：经过协商谈判，如双方达成一致意见，应形成书面的和解协议，明确双方的权利义务和纠纷解决方案。和解协议应经公司法定代表人或授权代表签字盖章，并由对方签字盖章确认后生效。如协商谈判无法达成一致，纠纷处理小组应及时调整处理策略，考虑通过其他途径解决纠纷。
4.仲裁与诉讼
决策启动：如协商谈判无法解决纠纷，纠纷处理小组应根据纠纷的具体情况和分析评估结果，向公司管理层提出是否通过仲裁或诉讼方式解决纠纷的建议。公司管理层应在收到建议后的5-10个工作日内做出决策。
程序准备：决定通过仲裁或诉讼方式解决纠纷后，纠纷处理小组应及时委托专业律师代理公司参与仲裁或诉讼程序。律师应根据案件情况制定详细的诉讼或仲裁策略，准备相关的法律文书和证据材料。
过程跟进：在仲裁或诉讼过程中，纠纷处理小组应与律师保持密切沟通，及时了解案件进展情况，按照律师的要求提供必要的支持和协助。同时，要关注案件对公司业务和声誉的影响，及时采取应对措施。
结果执行：仲裁裁决或法院判决生效后，纠纷处理小组应负责监督对方履行裁决或判决内容。如对方不履行，应及时申请强制执行。对于仲裁裁决或法院判决结果，应及时向公司管理层汇报，并根据结果对公司相关业务流程和管理制度进行反思和完善。
四、纠纷处理的监督与评估1.过程监督：公司管理层有权对纠纷处理过程进行监督，纠纷处理小组应定期向管理层汇报纠纷处理进展情况。对于管理层提出的意见和建议，纠纷处理小组应认真研究并及时落实。
2.结果评估：纠纷处理结束后，纠纷处理小组应对纠纷处理结果进行评估，分析纠纷产生的原因、处理过程中的经验教训以及对公司业务和声誉的影响。评估报告应提交给公司管理层，并抄送相关部门。
3.改进措施：根据纠纷处理结果评估报告，公司相关部门应针对纠纷产生的原因，制定相应的改进措施，完善公司的业务流程、合同管理制度、质量控制体系等，避免类似纠纷再次发生。
五、附则本制度自发布之日起生效实施，如有未尽事宜，可根据实际情况进行补充和完善。
本制度由公司法务部门负责解释。
